メールに代わる共有方法

ウーマン

会社内では業務を円滑にするために専用のサーバーを置いてファイル共有ができるように、体制を整えていました。しかし、社内間ではスムーズに資料の共有ができても、社外の取引先に資料を共有する場合、あらかじめ持参するデータをデバイスにダウンロードするなどの手間がかかっていました。会社内の重要な資料をもって外に出るとセキュリティの面でも不安が残りますし、デバイスにダウンロードしても外に出ている間に新しく更新されたら、最新のデータを提供できません。実は最近、企業間のファイル共有ができるシステムが注目を集めていて、多くの企業で導入されています。ネットのクラウドサービスを利用しながらファイルの確認ができるので、時間や場所に関係なくいつでも必要な資料を共有できるのです。

ネット上でファイル共有を行なう利点はいくつかあります。第一に取引先とのやり取りが今までよりも簡単になります。今までは取引に必要な資料をメールで送る方法が最も簡単でしたが、サーバからの取り込みなどの手間がかかるので共有されるまでに時間がかかってしまいます。ところがネットなら社外の人も気軽にアクセスできるので、面倒な作業がなくなります。また、パソコンだけでなくタブレットのようなデバイスからもアクセスできるので、出張先の社員とファイル共有をするときも非常に役立ちます。ここで心配になることが、社外の人とやり取りをする上で情報がもれないかという点ですが、会社側で事前にパスワードの設定をしておけば重要なデータを取引先の人に見られる心配もありません。